Job title: Legal Office Clerk

Company: Ricoh

Job description: Posición

Secretario de oficina legal

Ubicación

Miami, Florida

Descripción del trabajo

Ven a crear en Ricoh

Si busca un equipo impulsado por la pasión y el propósito, venga a crear con nosotros en Ricoh. Somos un equipo de buscadores de información y colaboradores obsesionados con el cliente que aspiran a brindar los servicios, soluciones y tecnologías que potencian el éxito empresarial. Buscamos personas talentosas e inspiradas que se unan a nosotros para ayudar a impulsar un equipo de alto rendimiento y nuestro compromiso con la excelencia.

Ricoh es un proveedor y socio de soluciones integradas que conecta personas y tecnología, crea experiencias excepcionales para los clientes y ofrece innovación para empresas de todo el mundo. Potenciamos los lugares de trabajo digitales al permitir que las personas trabajen de manera más inteligente desde cualquier lugar y aprovechen el poder de la información (cómo se recopila, almacena, administra y comparte) para liberar el potencial de cada organización. Brindamos servicios y tecnologías que inspiran el éxito de nuestros clientes y los guían hacia un futuro mejor y más sostenible. Si está buscando un equipo apasionado y motivado por un propósito, venga a crear con nosotros y ayude a impulsar nuestra cultura de excelencia de alto desempeño hacia el mañana.

Invierte en ti mismo

En Ricoh puedes:

  • Elija entre una amplia selección de opciones de seguros médicos, dentales, de vida y de discapacidad.
  • Contribuya a su seguridad financiera con inversiones en el Plan de Ahorros para la Jubilación (401K), la Cuenta de Ahorros para la Salud (HSA) y la Cuenta de Gastos Flexibles (FSA).
  • Aumente su educación con programas de asistencia de matrícula para miembros del equipo.
  • Disfrute de vacaciones pagadas y días festivos pagados anualmente.
  • Aproveche muchos otros beneficios para mejorar su salud, bienestar y desarrollo personal y profesional continuo.

PERFIL DEL PUESTO

Proporciona funciones operativas en una o todas las siguientes áreas dentro de una oficina/entorno jurídico: opera equipos de duplicación de gran volumen, realiza tareas de copia asociadas, opera equipos de escaneo de documentos de gran volumen, opera equipos de procesamiento de correo de gran volumen. Envía y recibe productos y suministros, clasifica, distribuye y maneja el correo/faxes entrantes y salientes, además de aplicar el franqueo necesario. Proporciona mantenimiento de fotocopiadoras y/o reparación de equipos en las instalaciones del cliente. También puede realizar una de las siguientes tareas a nivel inicial: encuadernación, control de calidad y verificación final, limpieza, servicios de archivos, representante del centro de llamadas, etc. Este puesto reporta directamente al administrador del sitio, al supervisor del sitio o al administrador asistente del sitio, dependiendo de la configuración del personal del sitio. .

DEBERES Y RESPONSABILIDADES LABORALES

  • Opera fotocopiadoras de gran volumen y realiza trabajos de encuadernación y acabado.
  • Manejar documentos altamente sensibles y confidenciales que pueden ser urgentes
  • Proporcionar la máxima calidad en el trabajo debido a la naturaleza sensible de los documentos y proyectos que se requieren en un entorno legal.
  • Operar escáneres de gran volumen.
  • Operar software de manejo de imágenes.
  • Operar sistemas MS Office y correo electrónico.
  • Garantiza que las fotocopiadoras de conveniencia funcionen correctamente y verifica la calidad mediante inspecciones diarias. Elimina atascos de papel e informa a los técnicos sobre problemas específicos.
  • Mantiene registros para informes de gestión e inventarios de suministros necesarios.
  • Distribuye suministros de oficina, transmisiones de fax y correo al personal de la empresa y/o puntos de entrega designados según sea necesario.
  • Calcula los cargos por los trabajos realizados y mantiene algunos registros de facturación.
  • Responde y coordina todas las llamadas de servicio requeridas por el cliente.
  • Puede realizar tareas de presentación junto con solicitudes específicas de los clientes.
  • Entrega trabajos completados a ubicaciones predeterminadas del cliente dentro y fuera del sitio.
  • Mantiene registros diarios de medidores y servicios.
  • Puede viajar entre los edificios del cliente.
  • Responde las preguntas de los clientes sobre el estado o la viabilidad de las solicitudes de trabajo.
  • Garantiza el mantenimiento de las áreas de conveniencia de las fotocopiadoras manteniéndolas limpias y bien abastecidas.
  • Realiza tareas relacionadas con el envío y/o recepción de materiales.
  • Utiliza una máquina de envoltorio retráctil, cortadora de papel, perforadora, equipo de encuadernación, emparejadora, máquina de cinta, apiladores, grapadora eléctrica y básculas para completar diversos trabajos contratados.
  • Utiliza todo el equipo de fotocopiadora, calculadora, fax, medidor de correo y algunas computadoras.
  • Realiza tareas de archivo, que pueden incluir la “purga” y el archivo de documentos antiguos.
  • Realiza tareas de escaneo, conversión de archivos y denominación de archivos.
  • Realiza FTP (Protocolo de transferencia de archivos) entre computadoras y archivos para impresión y CS/DVD
  • Administrar TOC (Tabla de contenido): primera página del archivo electrónico
  • Realizar tareas que involucren archivos OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para ayudar con la búsqueda de palabras clave.
  • Realizar formato de archivos para impresión/archivos Excel
  • Ayudar con la coordinación de proyectos que se completarán fuera del sitio (BIS o Smart Source)
  • Responsable de interactuar y brindar soporte de nivel profesional a los usuarios en varios niveles, incluidos: secretarios legales, gerentes de proyectos, asistentes legales, asociados y socios.
  • Realizar trabajos/proyectos precisos y de calidad que puedan requerir plazos ajustados y potencialmente bajo alta presión.
  • Realiza otras tareas que se le asignen.

Descripción del puesto (continuación)

CALIFICACIONES (Educación, Experiencia y Certificaciones)

Generalmente requerido:

  • Requiere diploma de escuela secundaria, GED o experiencia laboral equivalente.
  • Completar la capacitación legal de Ricoh dentro de los 90 días posteriores a la contratación y mantener los nuevos requisitos de capacitación.
  • Se prefiere alguna experiencia en trabajos de copia relacionados.
  • Se desea tener un mínimo de 1 año de experiencia en la industria legal.
  • Capacidad para brindar una excelente experiencia al cliente, utilizando sólidas habilidades personales, de comunicación y de servicio al cliente.
  • Puede requerir una licencia de conducir válida y niveles mínimos de cobertura de seguro de automóvil según la póliza Ricoh.
  • Competencia demostrada en habilidades informáticas básicas, incluido el dominio de MS Office Suite.

Ricoh es un empleador de acción afirmativa/EEO: minorías/mujeres/veteranos protegidos/discapacitados.

Beneficios de Ricoh EE. UU.

Expected salary:

Location: Miami, FL

Job date: Sat, 16 Mar 2024 08:43:25 GMT

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