Procurement Coordinator

Job title: Procurement Coordinator

Company: Massachusetts Trial Court

Job description: MassAbility busca un Coordinador de Adquisiciones minucioso, orientado a los detalles y colaborador, que actuará como coordinador de diversas adquisiciones y generalista en el procesamiento de contratos.Esta persona, que dependerá del Gerente de Adquisiciones, brindará liderazgo en las adquisiciones de la agencia para escenarios que incluyen, entre otros, adaptaciones razonables, suministros de oficina y pedidos de muebles, incluidos pedidos, publicación de ofertas, gestión de gravámenes y adjudicación de ofertas. Gestionará todas las partes del ciclo de vida de las adquisiciones. También servirá como respaldo para la adquisición de TI (no RA) para uso individual de los empleados. Además, esta persona podrá ayudar como respaldo en otras actividades relacionadas con Adquisiciones y Contrataciones.En MassAbility, nos impulsa la creencia fundamental de que todos somos diferentes pero conectados: individuos que compartimos un propósito común y que aportamos nuestros propios talentos, ingenio y perspectiva para lograr nuestra visión. Esa creencia sitúa la diversidad, la equidad y la inclusión en el centro de todo lo que hacemos. Somos muy conscientes de las barreras que muchos de nosotros enfrentamos cuando nos esforzamos por vivir la vida en nuestros propios términos. Por eso, como comunidad, estamos comprometidos a ser siempre parte de la solución. Este trabajo es esencial para quiénes somos como organización. Juntos, estamos haciendo posible un mejor estado para todos. Como miembro del equipo, se unirá a una agencia que valora una cultura de aprendizaje y desempeño participativo con énfasis en equipos de alto desempeño, contribución/impacto individual y participación en actividades para promover y apoyar programas, divisiones y la visión general de la agencia. y misión.Deberes y responsabilidades (estos deberes son un resumen general y no lo incluyen todo):

• Practica adquisiciones estratégicas y de mejor valor, con un conocimiento profundo de los contratos relacionados con productos básicos y proveedores calificados. Crea publicaciones de ofertas claras y bien escritas. Mantiene excelentes relaciones con proveedores clave. Responsable del protocolo de adquisiciones y compra de suministros, mobiliario, equipos, artículos relacionados con el cliente para MassAbility (área y oficinas administrativas) relacionados con los participantes y el personal de la agencia y para las adquisiciones de Adaptaciones Razonables solicitadas por RR.HH. Revisa e ingresa solicitudes en COMMBUYS, garantizando el cumplimiento de la política del departamento y con la orientación de varias agencias de supervisión estatal, incluidas, entre otras, la División de Servicios Operativos, la Oficina del Contralor Estatal y la Oficina Estatal de Vehículos Motorizados, y mantiene una base de datos y una hoja de seguimiento, y trabajar con organizaciones proveedoras de PC (compra de productos básicos) y/u otros artículos.

• Responsable del pago de facturas y solicitudes de gravámenes y también puede servir como persona de contacto para las cuentas por cobrar de los proveedores. Realiza un seguimiento de las adquisiciones desde la solicitud, el gravamen y el pedido, hasta la entrega y el pago de la factura. Responsable de mantener la hoja de seguimiento de teléfonos celulares, incluida la adición de nombres y números de nuevos empleados y el pago oportuno de las facturas mensuales. Proporciona información precisa sobre números de teléfonos móviles activos y gravámenes relacionados al equipo de presupuesto y/o al director financiero. Supervisa e ingresa información en el Seguimiento de adquisiciones para garantizar que los gravámenes, contratos y datos periféricos se actualicen de acuerdo con las prácticas/cumplimiento actuales.

• Realiza tareas relacionadas de acuerdo con la realización de revisiones y/o informes asociados con las licitaciones (por ejemplo, RFR/RFP/RFQ/RFI), calificación anual, proceso de precalificación (precalificación) de proveedores y/o escrutinio de inhabilitación asociado con las presentaciones de proveedores. . Garantiza que todos los formularios requeridos sean precisos y estén incluidos en el archivo de Adquisiciones y mantiene registros y prepara informes según sea necesario. Comunica los resultados de la revisión de formularios al personal adecuado de programas y adquisiciones; Además, revisa, rastrea y garantiza que diversos documentos de adquisiciones, como solicitudes (es decir, solicitud de cotización/respuesta) y documentos relacionados, estén actualizados y se conserven en el repositorio del departamento: el portal de SharePoint, así como unidades específicas de la agencia a las que todo el personal de la agencia puede acceder a través de la VPN).

• Ayuda en la revisión por pares de los contratos de los compañeros de trabajo en CLM/CMDB y sistemas de contabilidad estatales (es decir, MMARS, Advantage4, etc.). Crea ayudas de trabajo adicionales (según sea necesario) y agrega procedimientos operativos estándar de la unidad (SOP, por sus siglas en inglés) para documentar todos los pasos y procedimientos necesarios para cumplir las tareas y responsabilidades de la unidad. Ayuda en la coordinación y el mantenimiento de los contratos del Acuerdo Maestro de Servicios (MSA) de la agencia y actualiza dicha información en los Sistemas de Contabilidad Estatales (es decir, MMARS/Advantage 4) y OnBase de manera oportuna. También participé en la creación del calendario de adquisiciones/contratos de fin de año del Departamento de Contratos.

• Soluciona problemas contractuales con el personal de MassAbility, los proveedores, la División de Servicios Operativos (OSD) y la Oficina del Contralor. Se comunicará con las agencias de supervisión (por ejemplo, EHS, OSD, CTR) utilizando portales de servicios específicos para que la solicitud pueda resolverse de manera oportuna. Esta persona también será responsable de dar seguimiento a dichas solicitudes.

• Brinda asistencia técnica y asesoramiento al personal de la agencia sobre contratos a nivel estatal con el fin de intercambiar información, resolver problemas y garantizar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y estándares establecidos. Además, realiza pruebas de bases de datos y sistemas exigidos por la agencia, como CMDB, CLM, COMMBUYS, sistema de contabilidad estatal (es decir, MMARS/Advantage 4), etc. Está debidamente capacitado en el proceso CORI, específico para pasantes y personal contratado.

• Prepara y ejecuta los documentos de código de proveedor necesarios para presentarlos a la Contraloría (CTR) en respuesta a solicitudes de más de 21 oficinas del área de MassAbility. Mantiene la documentación de todas las acciones tomadas. Actúa como enlace entre el personal de campo, el supervisor y el Director de Contratos en solicitudes pendientes. Además, prepara y completa solicitudes de filtro de gestión de facturas empresariales (EIM) del personal del programa, para enviarlas a la unidad de operaciones comerciales de EHS/EIM. Esta persona actuará como enlace y, por lo tanto, como comunicación constante, entre el personal del programa y la unidad de operaciones comerciales de EHS/EIM.

• Revisa e ingresa información de nuevos proveedores y contratos en el portal de bienes y servicios de la Oficina de Diversidad de Proveedores (SDO): The HUB. Realiza un seguimiento con el proveedor y el SDO para obtener actualizaciones en un esfuerzo por garantizar que el proveedor responda y complete la información adecuada del plan de diversidad de proveedores (SDP) de manera oportuna. Además, revisa y sirve como respaldo de los planes de acciones correctivas (CAP) de OSD y se basa en la orientación del Director Financiero/Director de Adquisiciones; involucra al personal apropiado del programa en un esfuerzo por garantizar que el proveedor corrija y formule un plan para los problemas de cumplimiento y control interno de manera oportuna.

Calificaciones requeridas:

• Conocimiento de los principios de la administración de contratos, incluida la terminología.
• Familiaridad con los sistemas estatales como el Sistema de informes y contabilidad de gestión de Massachusetts (MMARS/Advantage 4), COMMBUYS y CMDB.
• Competente en el uso de productos de Microsoft Office, incluidos Outlook, Word, Excel, Access y Teams.
• Hábil en seguir instrucciones orales y escritas.
• Capacidad para ejercer discreción en el manejo de información confidencial.
• Habilidades superiores de seguimiento, capacidad para desarrollar y mantener hojas de cálculo y/o bases de datos útiles y producir información resumida a pedido.
• Respuesta oportuna y precisa a las solicitudes de pedidos de suministros.
• Una fuerte actitud de servicio al cliente.

Calificaciones preferidas:

• Conocimiento de las leyes, normas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices que rigen las adquisiciones en el Commonwealth.
• Familiaridad con los contratos y procesos estatales utilizados para las adquisiciones del poder ejecutivo.
• Capaz de crear y modificar consultas en Commonwealth Information Warehouse

Acerca de MassAbilityMassAbility brinda servicios que derriban barreras y empoderan a las personas con discapacidades para vivir la vida en sus propios términos. Nuestros programas se centran en servicios profesionales, vida hogareña y comunitaria y determinación de discapacidad para programas de beneficios federales. Somos agentes de cambio y constructores de comunidades. Y ponemos a las personas a las que servimos en el centro de todo lo que hacemos. Visualizamos una Commonwealth abierta a todos, donde todos puedan aprovechar su verdadero potencial y contribuir plenamente a nuestras comunidades y al mundo. Junto con partes interesadas, socios y aliados, MassAbility colabora, resuelve problemas e innova para lograr un Massachusetts mejor para todos, uno que sea verdaderamente equitativo, accesible e inclusivo.Para obtener más información sobre nuestra agencia y programas, visite:Proceso de preoferta:Se completará una verificación de antecedentes penales del candidato recomendado según lo exigen las regulaciones establecidas por la Oficina Ejecutiva de Salud y Servicios Humanos antes de que el candidato sea contratado. Para obtener más información, visiteLa educación, las licencias y las certificaciones se verificarán de acuerdo con las Pautas de contratación de la División de Recursos Humanos.La información sobre educación y licencia/certificación proporcionada por los candidatos seleccionados está sujeta a la Ley de Registro Público de Massachusetts y puede publicarse en el sitio web del Commonwealth.Si necesita ayuda con el proceso de solicitud/entrevista y desea solicitar una adaptación ADA, haga clic en el enlace y complete el formulario.Si tiene preguntas sobre esta solicitud, comuníquese con la Oficina Ejecutiva de Recursos Humanos de Salud y Servicios Humanos al 1-800-510-4122 y seleccione la opción 4.Los solicitantes deben presentar una carta de presentación y un currículum vitae para la solicitud de Coordinador de Adquisiciones.CalificacionesSe dará primera consideración a aquellos solicitantes que presenten su solicitud dentro de los primeros 14 días.Requisitos mínimos de ingreso:Los solicitantes deben tener al menos (A) tres años de experiencia profesional, gerencial o administrativa de supervisión a tiempo completo, o equivalente a tiempo parcial, en administración pública, administración de empresas o gestión empresarial, y (B) de los cuales al menos un año debe tener estado en gestión de subvenciones, administración de contratos o trabajos de gestión de contratos, o (C) cualquier combinación equivalente de la experiencia requerida y las sustituciones a continuación.Sustituciones:I. Se podrá sustituir un título de asociado con mención en administración de empresas, administración pública o dirección de empresas por un máximo de un año de experiencia requerida.*II. La experiencia requerida podrá ser sustituida por título de licenciatura o superior con mención en administración de empresas, administración pública o dirección de empresas.**La educación para obtener dicho título se prorrateará en función de la proporción de los requisitos realmente completados.NOTA: No se permitirán sustituciones de la experiencia requerida (B).Requisitos especiales: Ninguno.Beneficios integralesCuando inicia una carrera en la Commonwealth, se le ofrece un excelente conjunto de beneficios para empleados que se suman al valor general de su paquete de compensación. Estamos orgullosos de brindar una experiencia laboral que lo respalde a usted, a sus seres queridos y a su futuro.¿Quieres los detalles?Un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y acción afirmativa. Se recomienda encarecidamente que presenten su solicitud a mujeres, minorías, veteranos y personas con discapacidades.El Commonwealth es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y no discrimina por motivos de raza, religión, color, sexo, identidad o expresión de género, orientación sexual, edad, discapacidad, origen nacional, condición de veterano o cualquier otro motivo cubierto por la ley correspondiente. Las investigaciones sugieren que las mujeres calificadas, negras, indígenas y personas de color (BIPOC) pueden autoseleccionarse de las oportunidades si no cumplen con el 100% de los requisitos laborales. Alentamos a las personas que creen que tienen las habilidades necesarias para prosperar a postularse para este puesto.

Expected salary:

Location: Boston, MA

Job date: Wed, 20 Nov 2024 23:32:45 GMT

Apply for the job now!