Chief Administrative Officer, Facilities Management, Procurement & Information Technology

Job title: Chief Administrative Officer, Facilities Management, Procurement & Information Technology

Company: CAMBA

Job description: Quiénes somos: CAMBA es una comunidad de personal, voluntarios, clientes, donantes, vecinos y socios que trabajan juntos para construir una ciudad de Nueva York inclusiva, donde todos los niños y adultos tengan acceso a los recursos y apoyos que necesitan para prosperar. Adoptamos un enfoque integral al ofrecer más de 180 programas integrados en: educación y desarrollo juvenil, apoyo familiar, capacitación laboral y servicios de apoyo al empleo, salud, vivienda y servicios legales. Llegamos a más de 73.000 personas y familias, incluidos casi 13.000 jóvenes. CAMBA presta servicios a una diversa muestra representativa de neoyorquinos, desde madres primerizas en Brownsville hasta solicitantes de empleo en los Rockaways. Más de la mitad de nuestros clientes son inmigrantes y refugiados de todo el mundo. Más del 85% de nuestras familias viven en la pobreza, lo que refleja los desafíos que enfrentan casi 1,7 millones de neoyorquinos en la actualidad.El Departamento de Gestión de Instalaciones de CAMBA gestiona las operaciones y el mantenimiento diarios de todos los sitios de CAMBA y también es responsable de la gestión de la flota de vehículos de CAMBA. El Departamento de Compras gestiona las compras de la agencia, incluidos, entre otros, suministros y equipos. El Departamento de Tecnología de la Información (TI) crea y mantiene todos los sistemas tecnológicos de CAMBA, y es responsable de la instalación, mantenimiento y solución de problemas de su infraestructura de red, sistemas telefónicos, acceso a Internet, computadoras, sitios web, sistemas de bases de datos y sistemas de cámaras de seguridad.Puesto: Director administrativo de gestión de instalaciones, adquisiciones y tecnología de la informaciónReporta a: CEO/PresidenteUbicación: 20 Snyder Avenue, Brooklyn, Nueva York 11226¿Qué hace el director administrativo de gestión de instalaciones, compras y tecnología de la información?Gestión de edificios/sitio y proyectos de capital

Se comunica con el Departamento Fiscal y el personal del programa correspondiente con respecto a los aumentos en el alquiler y la participación de CAMBA en los gastos de los sitios.
Supervisa el proceso de licitación para gastos superiores a $5,000 relacionados con las instalaciones de la organización.
Desarrolla y supervisa la implementación y el mantenimiento de un Sistema de Información de Construcción (BIS) interno.
Garantiza que los recursos de las instalaciones se utilicen de forma adecuada y según lo previsto.
Supervisa y completa la reducción de impuestos sobre bienes inmuebles para los edificios de Winthrop Street.
Supervisa la entrega por parte del propietario del Certificado de Ocupación Temporal o Certificados de Ocupación para todos los sitios arrendados o con licencia.
Desarrolla e implementa sistemas y políticas relacionadas con áreas de supervisión.
Mantiene y gestiona las actualizaciones del estado del proyecto y la comunicación con las partes interesadas internas y externas.
Garantiza la reparación y el mantenimiento necesarios y adecuados de los sitios de CAMBA, incluido, entre otros, el suministro
supervisión/orientación al personal del programa correspondiente.
Coordina la comunicación interdepartamental sobre reparación y administración, u otros asuntos de las instalaciones, según sea necesario.
Presenta reclamaciones de seguros por reparaciones de daños a la propiedad en los sitios, según corresponda.
Trabaja con los financiadores en la aprobación de aumentos de alquiler, compras de equipos, renovaciones, etc.
Garantiza que se aborden los diseños de interiores y que se creen e instalen letreros de diseño de interiores y exteriores.
Gestiona la gestión de cuentas de proveedores y propietarios y el estado de pago.
Lidera solicitudes y proyectos de subvenciones de capital, que incluyen, entre otros, gestión de construcción de proyectos de gran capital, estimación de costos de proyectos, creación y gestión de presupuestos de proyectos, creación de cronogramas de proyectos y gestión de recorridos previos y posteriores a la construcción y creación de listas de tareas pendientes.

Gestión de arrendamiento

Es responsable de negociar arrendamientos para nuevos sitios, extensiones de arrendamientos existentes y rastrear el vencimiento de los arrendamientos.
Mantiene el extracto de arrendamiento de todos los espacios arrendados.
Mantiene y gestiona las relaciones con los propietarios relacionadas con los términos del contrato de arrendamiento, lo que incluye garantizar la comunicación con los propietarios y las solicitudes de reparaciones que son su responsabilidad según el contrato de arrendamiento.
Alerta al programa aplicable y al personal del Departamento Fiscal sobre vencimientos de arrendamiento pendientes.
Supervisa la asignación de alquileres y los gastos de reparación y mantenimiento de programas en los que los espacios de oficina están ocupados por múltiples programas.
Redacta enmiendas de arrendamiento y cartas de extensión según sea necesario.

Gestión de flotas de vehículos

Gestiona la flota de vehículos propios y arrendados de CAMBA, lo que incluye garantizar que los vehículos estén debidamente registrados, asegurados, provistos de EZ Pass, carteles de estacionamiento, tarjetas de gasolina y que se practique el mantenimiento preventivo de los vehículos.
Gestiona el proceso para garantizar que el personal autorizado a conducir para CAMBA cumpla con los estándares, incluida la coordinación de las pruebas para convertirse en conductores autorizados de CAMBA y garantizar que las licencias estén actualizadas.
Gestiona las negociaciones de arrendamiento de vehículos nuevos y el análisis de la compra de arrendamiento al final del plazo.
Lidera la implementación con el personal ejecutivo de CAMBA apropiado con respecto a la implementación de nuevas políticas y programas de vehículos de CAMBA destinados a reducir los costos de la política de automóviles comerciales.

Seguridad/presentaciones anuales/seguros e informes

Es responsable de crear y actualizar el Plan de Manejo de Emergencias de la organización.
Desarrolla y preside el Comité de Seguridad Laboral de la organización.
Garantiza la retención de documentos de acuerdo con la Política de Retención de Documentos de CAMBA.
Gestiona las presentaciones y/o actividades anuales y de rutina, que incluyen, entre otras, presentaciones de impuestos sobre la propiedad, registro anual de la propiedad, programación de simulacros de incendio e inspecciones de ascensores y sistemas de extinción de incendios.
Actúa como contacto principal con el corredor de seguros y participa en la negociación de todas las coberturas de seguros para organizaciones que no sean salud/dental/visión, incluso con respecto a solicitudes de cobertura nueva o renovación, distribución de experiencia en reclamos al personal ejecutivo de CAMBA correspondiente y distribución para renovación. propuestas al mismo para coberturas de seguros como responsabilidad civil, compensación laboral, propiedad, vehículos, cibernéticos y proyectos de construcción; trabaja con otros contactos principales según corresponda o sea necesario para otras coberturas de seguro.

Implementación de la política de adquisiciones

Administra y comunica la Política de Adquisiciones de CAMBA entre programas y departamentos, asegurando el cumplimiento de los lineamientos de la Política de Adquisiciones.
Desarrolla y fortalece la política y el programa de empresas propiedad de mujeres y minorías (MWBE), incluido el aumento del número de proveedores.
Gestiona el proceso de licitación de proveedores en toda la agencia, incluida la determinación e implementación de pautas con respecto al umbral de monto, la frecuencia y el proceso de revisión, para garantizar el cumplimiento de CAMBA y las políticas y procedimientos de los financiadores.
Lidera el desarrollo, en consulta con el personal ejecutivo apropiado, de un plan de 3 años para administrar la política y los procedimientos 65A regulados por la ciudad para todos los proveedores de acuerdo con las pautas disponibles, incluido el proceso para determinar la cantidad necesaria de ofertas de proveedores por año según las pautas.
Garantiza la aprobación de facturas, aprobaciones de proyectos, adquisición y gestión de contratos con proveedores para las áreas de responsabilidad.

Desarrollo e implementación de políticas y procedimientos de TI

Con el vicepresidente senior del Departamento de TI, desarrolla e implementa políticas y procedimientos para el Departamento, incluso en materia de sistemas y procesos, adquisiciones y seguimiento.
Garantiza que las políticas y procedimientos de TI cumplan y se implementen en toda la organización.
Garantiza que las políticas de TI se implementen, utilicen de manera adecuada, según lo planeado y que las operaciones cumplan con estas políticas.
Colabora con el personal ejecutivo de CAMBA apropiado para dirigir el presupuesto de TI, la planificación estratégica y táctica, la reingeniería de procesos comerciales y la estrategia del sistema de bases de datos.

Gestión de personal y administración general: para los departamentos de gestión de instalaciones, compras y tecnología de la información

Garantiza que todos los miembros del personal directo y subordinado tengan lo que necesitan (es decir, apoyo, capacitación, habilidades, recursos, suministros, tecnología, espacio, etc.) para lograr sus metas mensuales y objetivos de desempeño dentro de los límites del presupuesto operativo de cada departamento.
Se comunica con sus pares sobre temas y mejores prácticas de toda la agencia.
Lidera y/o participa en proyectos especiales relacionados con áreas de supervisión según sea necesario.
Lleva a cabo reuniones periódicas del personal departamental.
Practica de forma rutinaria la “gestión caminando” mediante visitas al menos semanales a las oficinas donde están ubicados los departamentos para observar al personal.
Revisa y firma hojas de horas y gestiona solicitudes de tiempo libre.
Prepara y administra evaluaciones de desempeño para el personal que reporta directamente y para su personal subordinado, según sea necesario.
Dirige, coordina y participa en el reclutamiento y entrevista del personal potencial.
Garantiza que cualquier acción disciplinaria tomada cumpla con la política y el procedimiento disciplinario de CAMBA.
Toma decisiones de contratación y despido en consulta con Recursos Humanos.
Garantiza la precisión y puntualidad de todos los informes semanales/mensuales/trimestrales/semestrales/anuales y la información estadística requerida para cada departamento según sea necesario tanto para el personal ejecutivo de CAMBA como para los financiadores.
Construye (y alienta al personal a construir) relaciones abiertas, honestas y confiables con fuentes de referencia, clientes, personal, pares, director ejecutivo/presidente, financiadores, agencias externas y la comunidad.
Consulta con el CEO/Presidente y/u otro personal ejecutivo de CAMBA según sea necesario con respecto a cuestiones operativas y/o de personal.
Informa inmediatamente al CEO/Presidente y/u otro personal ejecutivo de CAMBA según sea necesario con respecto a cualquier visita de monitoreo, eventos de financiadores, otros eventos importantes y cualquier incidente que pueda someter a CAMBA a responsabilidad.

Educación/experiencia mínima requerida:

Se requiere Licenciatura en administración de empresas, finanzas o concentración similar.

Otros requisitos:

Ocho años de experiencia progresivamente responsable en relación con la gestión de instalaciones, bienes raíces, planificación y gestión de proyectos, adquisiciones y gestión de TI en una organización de tamaño similar y nivel de complejidad, preferiblemente sin fines de lucro y/o financiada por el gobierno.
Habilidades organizativas excepcionales y gran atención al detalle y la precisión con capacidad para gestionar múltiples proyectos, priorizar el trabajo, gestionar cronogramas y controlar los presupuestos de los proyectos.
Capacidad para proporcionar resoluciones efectivas para problemas complejos.
Capacidad para motivar y liderar varios departamentos que brindan infraestructura crítica para los numerosos programas de CAMBA y luego comunicarse de manera efectiva con el personal del programa aplicable con respecto a las políticas y procedimientos de esos departamentos.

Compensación: $240,000-$300,000 anualmente
Cuando se enumeran los rangos salariales, el rango representaría el extremo inferior y superior para el puesto y programa correspondientes. El salario ofrecido se basaría en varios factores únicos de cada programa y candidato. Esto incluye, entre otros, experiencia, educación, presupuesto y/o tamaño del programa, equidad interna, habilidades y otros factores que puedan ser necesarios para el puesto y la organización.Estado: tiempo completo (35 horas por semana)
Beneficios: CAMBA ofrece un paquete integral de beneficios que incluye seguro médico, seguro dental, plan de jubilación 403(b) con igualación del empleador, tiempo libre remunerado (vacaciones, tiempo personal y de enfermedad) y vacaciones pagadas.CAMBA es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Valoramos una fuerza laboral diversa y un lugar de trabajo inclusivo. Se anima a postularse a personas de color, personas con discapacidades y personas lesbianas, gays, bisexuales y transgénero. Consideramos a todos los solicitantes sin distinción de raza, color, religión, credo, género, identidad de género, expresión de género, origen nacional, edad, discapacidad, estado socioeconómico, estado civil o de veterano, estado de embarazo u orientación sexual.Desarrollado por JazzHR

Expected salary:

Location: Brooklyn, NY

Job date: Tue, 17 Sep 2024 22:31:22 GMT

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