Ayudante Administrativo

Job title: Administrative Assistant

Company: MasTec

Job description: Descripción general:Resumen de la empresaMasTec Utility Services ofrece servicios de ingeniería y construcción de infraestructura crítica para clientes de suministro de energía, gas y agua, especializándose en distribución eléctrica aérea y subterránea para sistemas de suministro de energía, construcción de distribución de gas para sistemas de gas y soluciones llave en mano para una variedad de servicios de agua, alcantarillado, y proyectos de infraestructura civil. Respaldado por la solidez de décadas de experiencia, habilidades industriales incomparables y un profundo compromiso con los valores fundamentales, MUS ofrece servicios seguros, innovadores y ambientalmente responsables que brindan un valor extraordinario a los clientes.MasTec Utility Services es una empresa con un propósito determinado. Nuestros valores fundamentales guían nuestra estrategia, desempeño y cultura. Creemos en mantener un entorno donde los miembros del equipo puedan generar un impacto, crecer y prosperar. Un lugar donde encuentran significado y propósito al realizar el importante trabajo de garantizar que las comunidades tengan la energía vital, la luz y las comunicaciones para prosperar. Nuestra cultura es inclusiva y acogedora. Nuestros equipos cuentan con abundante capacitación, herramientas y oportunidades para seguir su curiosidad y ambiciones. Todos tienen las mismas posibilidades de avanzar. Todos son apoyados, respetados y desafiados a dar lo mejor de sí mismos. Siempre estamos buscando personas talentosas y dedicadas que se unan a nosotros y amen su lugar de trabajo.MasTec Utility Services es una orgullosa subsidiaria de MasTec (NYSE: MTZ), una empresa Fortune 500 clasificada por Energy News-Record como uno de los contratistas líderes del país. MUS es parte del segmento MasTec Power Delivery. Estamos certificados como empresa controlada por minorías por el Consejo Nacional de Desarrollo de Proveedores Minoritarios (NMSDC). Nuestra rica diversidad de personas e ideas nos convierte en una organización más fuerte e innovadora.Resumen del trabajoEl Asistente Administrativo brindará apoyo administrativo y de oficina general al sitio y a las operaciones regionales. El Asistente Administrativo impacta directamente las operaciones comerciales al brindar apoyo eficiente y efectivo directamente al campo. El asistente administrativo actuará como el punto de contacto principal para el personal del sitio, los gerentes de operaciones y los gerentes de soporte regional. Responsabilidades:

• Establecer y mantener un sistema de archivo, asegurando que la documentación/información esté actualizada y pueda recuperarse fácilmente.
• Ayudar con las relaciones con los proveedores externos e internos, incluidos, entre otros, el pago de facturas, la configuración de nuevos proveedores y la resolución de cualquier problema con los proveedores.
• Manejar las llamadas entrantes, los correos electrónicos y la correspondencia relacionada con la empresa diariamente, incluidas las consultas y quejas de los clientes, enrutar las consultas/solicitudes al individuo/departamento apropiado para su respuesta, realizar un seguimiento y proporcionar cualquier coordinación necesaria para garantizar que la respuesta se produzca de manera oportuna y eficiente.
• Asistir a los clientes con necesidades inmediatas y ayudar a los empleados con tareas relacionadas con las solicitudes de los clientes.
• Realice un seguimiento del papeleo, procese nuevos trabajos/proyectos, cambie el estado de los trabajos/proyectos, complete CU, cree facturas para todos los trabajos y mantenga un registro detallado de las fechas de inicio y finalización en un registro separado.
• Organizar y coordinar reuniones del personal y otras reuniones, incluida la preparación de materiales relacionados con los puntos de la agenda, el seguimiento con los miembros del personal sobre el estado de los puntos de acción, etc.
• Responder oportunamente a las solicitudes de Gestión de Recursos y Operaciones de Campo.
• Mantenga los tableros de anuncios del sitio actualizados y perfectamente organizados con boletines de la empresa, bingo de seguridad, cuadros de mando diarios, carteles federales, información sobre compensación laboral, etc.
• Asista a las reuniones de la tripulación según sea necesario para recopilar documentos, comunicar información y responder consultas.
• Mantener un ambiente de trabajo seguro siguiendo y apoyando prácticas seguras.
• Prepare y envíe informes de gastos semanalmente de acuerdo con la política de la empresa, incluso para técnicos que viajan y nuevos empleados.
• Reciba hojas de horas de nómina y aportes de manera oportuna para garantizar que los empleados reciban su pago a tiempo.
• Ayudar/brindar soporte de respaldo a otros empleados de soporte de oficina según sea necesario.
• Coordinar proyectos especiales según lo asignado.
• Asistir y apoyar a la gestión de campo en proyectos y necesidades comerciales diarias.

Calificaciones:Mínimo

• Diploma de escuela secundaria o equivalente.
• 1 año de experiencia administrativa o de oficina relacionada con órdenes de trabajo y procesamiento de facturas.

Privilegiado

• Grado asociado en administración de empresas o similar, incluyendo cursos de informática y contabilidad.
• Experiencia en un entorno de construcción o proyecto.

Exigencias físicas y ambiente de trabajoEste trabajo opera en un entorno de oficina profesional. Esta función utiliza habitualmente equipos de oficina estándar, como computadoras, teléfonos, fotocopiadoras y escáneres.Las demandas físicas descritas aquí son representativas de aquellas que debe cumplir un empleado para realizar con éxito las funciones esenciales del trabajo. Esta posición es principalmente sedentaria, y se requiere algo de limado o levantamiento. Debe poder doblarse, levantar y transportar hasta 50 libras.Tenga en cuenta que esta descripción de trabajo no está diseñada para cubrir ni contener una lista completa de actividades, deberes o responsabilidades que se requieren del empleado para este trabajo. La Compañía se reserva el derecho de revisar o cambiar las tareas laborales según surja la necesidad. La gerencia se reserva el derecho de cambiar la descripción, los deberes o los horarios de trabajo para adaptarse a las personas con discapacidades.Los beneficios disponibles incluyen seguro médico, dental, de visión, de discapacidad y de vida, un plan 401k y un plan de compra de acciones para empleados. MasTec es una empresa que cotiza en bolsa MTZ (NYSE).Igualdad de oportunidades laborales:La política de la Compañía es no discriminar ilegalmente a ningún solicitante o empleado por motivos de raza, color, origen nacional, etnia, sexo, género, orientación sexual, religión, estado civil, edad, discapacidad, información genética, condición de veterano o cualquier otro motivo. protegido por la ley aplicable y las regulaciones de la EEOC. La Compañía también prohíbe el acoso a solicitantes o empleados en función de cualquiera de estas categorías protegidas.

Expected salary:

Location: Miami, FL

Job date: Wed, 25 Sep 2024 03:38:16 GMT

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