Ayudante Administrativo

Job title: Administrative Assistant

Company: MasTec

Job description: Descripción general:Resumen de la empresaMastec Utility Services ofrece servicios de construcción e ingeniería de infraestructura crítica para la entrega de energía, los clientes de gas y agua, especializándose en distribución eléctrica de gastos generales y subterráneos para sistemas de entrega de energía, construcción de distribución de gases para sistemas de gas y soluciones llave en mano para una variedad de proyectos de infraestructura civil, de alcantarillas y agua. Respaldado por la fortaleza de décadas de experiencia, habilidades de la industria inigualables y un profundo compromiso con los valores fundamentales, Mus ofrece servicios seguros, innovadores y ambientalmente responsables que brindan un valor extraordinario a los clientes.Mastec Utility Services es una empresa impulsada por un propósito. Nuestros valores centrales guían nuestra estrategia, rendimiento y cultura. Creemos en mantener un entorno donde los miembros del equipo pueden tener un impacto, crecer y prosperar. Un lugar donde encuentran significado y propósito al hacer el importante trabajo de garantizar que las comunidades tengan la energía vital, la luz y las comunicaciones para prosperar. Nuestra cultura es inclusiva y acogedora. Nuestros equipos están facultados con abundantes capacitación, herramientas y oportunidades para seguir su curiosidad y ambiciones. Todos tienen la misma oportunidad de avanzar. Todos son apoyados, respetados y desafiados a ser lo mejor. Siempre estamos buscando personas talentosas y dedicadas para unirse a nosotros y amar donde trabajan.Mastec Utility Services es una orgullosa subsidiaria de Mastec (NYSE: MTZ), una compañía Fortune 500 clasificada por Energy News Record como uno de los principales contratistas del país. MUS es parte del segmento de entrega de energía mastec. Estamos certificados como una empresa controlada por minorías por el Consejo Nacional de Desarrollo de Proveedores de Minorías (NMSDC). Nuestra rica diversidad de personas e ideas nos convierte en una organización más fuerte e innovadora.Resumen del trabajoEl asistente administrativo de Mastec Utility Services brindará apoyo administrativo y de la Oficina General al sitio y las operaciones regionales. El asistente administrativo impacta directamente las operaciones comerciales al proporcionar un soporte eficiente y efectivo directamente al campo. El asistente administrativo actuará como el principal punto de contacto para el personal del sitio, los gerentes de operaciones y los gerentes de apoyo regional. Responsabilidades:

• Establecer y mantener un sistema de archivo, asegurando que la documentación/información sea actual y se pueda recuperar fácilmente.
• Asistir con relaciones de proveedores externas e internas, incluidos, entre otros, el pago de facturas, la nueva configuración de los proveedores y la resolución de cualquier problema de proveedores.
• Manejar las llamadas entrantes, los correos electrónicos y la correspondencia relacionada con la compañía diariamente, incluidas las consultas y las quejas de los clientes, las consultas/solicitudes de enrutamiento al individuo/departamento apropiado para la respuesta, siguiendo y proporcionando cualquier coordinación necesaria para garantizar que la respuesta ocurra de manera oportuna y eficiente.
• Asistir a los clientes con las necesidades inmediatas y ayudar a los empleados con tareas relacionadas con las solicitudes de los clientes.
• Rastree el papeleo, procese nuevos trabajos/proyectos, cambie el estado del trabajo/proyectos, complete CUS, cree facturas para todos los trabajos y mantenga un registro detallado de fechas de inicio y finalización en un registro separado.
• Organice y coordine al personal y otras reuniones, incluida la preparación de materiales relacionados con los artículos de la agenda, seguido de los miembros del personal con respecto al estado de los elementos de acción, etc.
• Responda oportunamente a las solicitudes de la gestión de recursos y las operaciones de campo.
• Asista a las reuniones de la tripulación según sea necesario para recopilar documentos, comunicar información y responder a las consultas.
• Mantenga un ambiente de trabajo seguro siguiendo y apoyando prácticas seguras.
• Prepare y envíe informes de gastos semanalmente de acuerdo con la política de la empresa, incluso para técnicos itinerantes y nuevas contrataciones.
• Reciba hojas de tiempo de nómina y aportes de manera oportuna para garantizar que a los empleados reciban el tiempo a tiempo.
• Asistir/proporcionar soporte de respaldo a otros empleados de soporte de oficina según sea necesario.
• Coordinar proyectos especiales según lo asignado.
• Realice otras tareas según sea necesario y/o asignado.
• Asistir y apoyar la gestión de campo en proyectos y necesidades comerciales diarias.

Calificaciones:

• Diploma de escuela secundaria, o equivalente.
• Debe tener experiencia en la tabla de pivote.
• Debe ser extremadamente competente en Microsoft Excel.
• Experiencia como contable.
• Fuertes habilidades de organización con gran atención al detalle y la calidad del trabajo.
• 1-2 años de experiencia administrativa o administrativa relacionada relacionada con las órdenes de trabajo y el procesamiento de facturas.
• Habilidades para realizar las tareas asociadas con las cuentas por cobrar, programar, priorizar las órdenes de trabajo y la nómina.
• Capacidad para trabajar bajo presión para cumplir con los plazos en un entorno dinámico y de ritmo rápido mientras se gestiona múltiples tareas.
• Capacidad para establecer y mantener relaciones sólidas y ofrecer una experiencia de servicio al cliente excepcional a los clientes internos y externos.
• Capacidad para usar un juicio sólido mientras usa habilidades de resolución de problemas e ingenio.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Capacidad para estar orientado a los resultados, tomar una iniciativa para hacer que las cosas sucedan, aceptar la responsabilidad y tener una actitud de “pueden hacer”.
• Competencia avanzada en aplicaciones de Microsoft Office.

Privilegiado

• Grado asociado en gestión empresarial o disciplina similar.
• Experiencia en un entorno de construcción o proyecto.
• Microsoft Excel certificado.

Demandas físicas y ambiente de trabajoEste trabajo opera en un entorno de oficina profesional. Este rol utiliza rutinariamente equipos de oficina estándar, como computadoras, teléfonos, copiadoras y escáneres.Las demandas físicas descritas aquí son representativas de aquellas que deben ser cumplidas por un empleado para realizar con éxito las funciones esenciales del trabajo. Esta posición es principalmente sedentaria, con alguna presentación o levantamiento requerido. Debe poder doblar, levantar y transportar hasta 20 libras.Tenga en cuenta que esta descripción del trabajo no está diseñada para cubrir o contener una lista completa de actividades, deberes o responsabilidades que se requieren del empleado para este trabajo. La compañía se reserva el derecho de revisar o cambiar las tareas laborales a medida que surja la necesidad. La gerencia se reserva el derecho de cambiar la descripción, deberes o horarios de trabajo para acomodar a las personas con discapacidades.Los beneficios disponibles incluyen seguro médico, dental, de visión, discapacidad y vida, un plan de 401k y un plan de compra de acciones de los empleados. Mastec es una empresa que cotiza en bolsa MTZ (NYSE).Igualdad de oportunidad de empleo:La política de la compañía no es discriminar ilegalmente a ningún solicitante o empleado en función de la raza, el color, el origen nacional, el origen étnico, el sexo, el género, la orientación sexual, la religión, el estado civil, la edad, la discapacidad, la información genética, el estado militar o veterano, o cualquier otra base protegida por la ley aplicable y los reglamentos EEOC. La Compañía también prohíbe el acoso de solicitantes o empleados en función de cualquiera de estas categorías protegidas.

Expected salary:

Location: Austin, TX

Job date: Sat, 15 Mar 2025 00:54:32 GMT

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