Asistente Administrativo (Servicios de Adquisiciones) (100 Solicitantes Máximo)

Job title: Administrative Assistant (Procurement Services) (100 Applicants Max)

Company: Hillsborough County

Job description: Descripción del trabajo:Descripción general del trabajoRealiza actividades administrativas y de apoyo de oficina brindando servicio al cliente, tareas administrativas, de secretaría, procesamiento, clasificación/entrega de correo y/o tareas internas relacionadas con finanzas, que pueden requerir diversos grados de juicio independiente. Los puestos de esta serie normalmente apoyan a una Unidad, División y/o Departamento.Salario$34,320 – $61,876Candidato idealEl candidato ideal para este puesto poseerá una sólida combinación de iniciativa, criterio independiente y experiencia administrativa. En este puesto, ejercerán un grado variado de responsabilidad, asumiendo una variedad de tareas administrativas, de apoyo de oficina y de servicio al cliente. Esto incluye realizar funciones de adquisiciones y contabilidad utilizando aritmética básica y aplicando conceptos numéricos para preparar o actualizar órdenes/acuerdos de compra de materiales y suministros utilizando contratos establecidos. Estos deberes requerirán que el individuo tenga una gran capacidad para interpretar los detalles de los documentos contractuales para garantizar que toda la autorización/aprobación de los documentos preparados cumpla con las políticas, procedimientos, ordenanzas y regulaciones de la agencia. La atención al detalle y la capacidad de priorizar y realizar múltiples tareas de manera efectiva, así como habilidades excepcionales de comunicación verbal y escrita, son esenciales.Se prefiere el español bilingüe, aunque no es obligatorio.Competencias básicas

• Compromiso con el cliente: busca proactivamente comprender las necesidades de los clientes y brindar los más altos estándares de servicio.
• Dedicación al profesionalismo y la integridad: demuestra y promueve comportamientos justos, honestos, profesionales y éticos que generan confianza en toda la organización y con el público al que servimos.
• Excelencia organizacional: se hace cargo de la excelencia a través de la efectividad personal y la dedicación a la mejora continua de nuestras operaciones.
• Éxito a través del trabajo en equipo: colabora y construye asociaciones a través de la confianza y el intercambio abierto de diversas ideas y perspectivas para lograr los objetivos organizacionales.

Deberes y responsabilidadesNota: Las siguientes funciones son ilustrativas y no exhaustivas. La omisión de declaraciones específicas de deberes no los excluye del cargo si el trabajo es similar, relacionado o una asignación lógica al puesto. Dependiendo del área de responsabilidad asignada, los titulares del puesto pueden realizar una o más de las actividades que se describen a continuación.

• Mantiene sistemas de archivos manuales y automatizados básicos o ayuda en el mantenimiento de un sistema grande y complejo.
• Codifica, clasifica, publica y compila información para uso de otros.
• Recibe, verifica y registra documentos; asigna el número de expediente y coloca el sello según corresponda.
• Revisa formularios, documentos y otros materiales para verificar su exactitud e integridad.
• Proporciona asistencia al personal y al público según sea necesario.
• Responde a consultas y busca en archivos la información solicitada.
• Recopila datos, calcula y verifica cifras.
• Produce información transcribiendo, formateando, ingresando, editando, recuperando, copiando y transmitiendo texto, datos y gráficos.
• Mantiene registros y registros de equipos, inventarios, costos, servicios realizados, documentos recibidos y cargos a evaluar; También puede mantener registros de asistencia y licencia de los empleados.
• Mantiene el inventario de suministros de oficina verificando las existencias para determinar el nivel de inventario, anticipa los suministros necesarios, realiza y agiliza los pedidos de suministros y verifica la recepción de los suministros.
• Opera equipos de oficina, como máquinas sumadoras, fotocopiadoras, teléfonos, trituradoras y medidores de correo.
• Tipos de formularios, comprobantes, requisiciones, facturas, avisos, cronogramas, documentos legales y otros materiales; tipos de borradores o combina datos de múltiples fuentes.
• Capacita, proporciona orientación y revisa el trabajo de otros para verificar su integridad y precisión.
• Se le puede asignar la responsabilidad principal de conducir un vehículo motorizado para entregar correo y/o suministros a las oficinas de campo u otras instalaciones del condado.
• Saluda y recibe personas que llaman o visitantes en una oficina y determina la naturaleza del negocio y brinda apoyo general cuando corresponda. Otras funciones relacionadas que le sean asignadas.

Especificaciones de trabajo

• Conocimiento de gramática, puntuación y ortografía inglesa.
• Capacidad para mantener y archivar registros.
• Capacidad para probar el trabajo propio y el trabajo de otro personal administrativo.
• Capacidad para realizar cálculos precisos y verificación de datos.
• Capacidad para coordinar el trabajo de otros empleados administrativos.
• Capacidad para instruir a nuevos empleados.
• Capacidad para seguir instrucciones orales y escritas y capacidad para trabajar eficazmente con otros.
• Conocimiento y capacidad para operar procesamiento de datos, procesamiento de textos y otros equipos de oficina.
• Capacidad para escribir, priorizar el trabajo y realizar otras tareas administrativas como archivar, contestar el teléfono y compilar cifras para informes de rutina.
• Capacidad para utilizar una computadora y software relacionado.

Requisitos físicos

• El puesto normalmente opera en un entorno de oficina profesional.
• Requiere que el empleado sea mayoritariamente sedentario.
• Puede requerir que un titular levante cajas de hasta 30 libras, abra archivadores y se doble o se pare según sea necesario.

Categoría de trabajo

• Trabajo sedentario: ejercer hasta 10 libras de fuerza ocasionalmente y/o una cantidad insignificante de fuerza frecuente o constantemente para levantar, transportar, empujar, tirar o mover objetos, incluido el cuerpo humano. El trabajo sedentario implica estar sentado la mayor parte del tiempo. Los trabajos son sedentarios si se requiere caminar y estar de pie sólo ocasionalmente y se cumplen todos los demás criterios sedentarios.

Calificaciones mínimas requeridas

• Graduación de la escuela secundaria o posesión de un certificado GED; Y
• Dos (2) años de experiencia administrativa; O
• Una combinación equivalente de educación (no menos que la posesión de un diploma de escuela secundaria/GED), capacitación y experiencia que razonablemente se esperaría que proporcione las competencias relacionadas con el trabajo mencionadas anteriormente.
• Según el área de asignación, es posible que se requiera la posesión de una licencia de conducir válida de Florida.

Responsabilidades de gestión de emergenciasEn caso de una emergencia o desastre, es posible que se requiera que un empleado responda con prontitud a los deberes y responsabilidades asignados por el departamento del empleado, la Oficina de Manejo de Emergencias del Condado o la Administración del Condado. Dichas asignaciones pueden ser antes, durante o después de la emergencia/desastre.Requisitos laborales adicionalesUn departamento, dependiendo de la naturaleza de su misión y operaciones, puede requerir que los empleados en todos o ciertos puestos en esta clasificación laboral: * Mantengan la capacidad de pasar las verificaciones de antecedentes requeridas para el puesto. Estas verificaciones de antecedentes pueden incluir, entre otras:

• Verificación de antecedentes penales utilizando los Servicios de información de justicia penal (CJIS) del Departamento de Aplicación de la Ley de Florida (FDLE)
• Investigación de antecedentes de nivel 1 y nivel 2 (Cap. 435 Estatutos de Florida)
• Verificación de registros de abuso, abandono y negligencia infantil utilizando el Sistema Automatizado de Información de Bienestar Infantil del Estado (SACWIS)
• Verificación de registros de delincuentes sexuales y depredadores sexuales utilizando la lista mantenida por el Departamento de Aplicación de la Ley de Florida (FDLE)
• Poseer las licencias o certificaciones necesarias relacionadas con el trabajo que pueden incluir la posesión de una licencia de conducir de Florida (Clase E).

Expected salary: $34320 – 61876 per year

Location: Tampa, FL

Job date: Thu, 12 Dec 2024 00:28:56 GMT

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