Administrador de oficina

Job title: Office Administrator

Company: FlightSafety International

Job description: Acerca de FlightSafety InternacionalFlightSafety International es la principal empresa de formación de aviación profesional del mundo y proveedor de simuladores de vuelo, sistemas visuales y pantallas para organizaciones comerciales, gubernamentales y militares. La empresa ofrece formación a pilotos, técnicos y otros profesionales de la aviación de 167 países y territorios independientes. FlightSafety opera la flota más grande del mundo de simuladores de vuelo completos avanzados y capacitación de mantenimiento galardonada en centros de aprendizaje y ubicaciones de capacitación en los Estados Unidos, Canadá, Francia y el Reino Unido.Propósito del puestoEl Administrador de Oficina es un puesto administrativo que brindará apoyo de coordinación de alto nivel a los líderes y empleados del Centro para garantizar operaciones eficientes y productivas para las tareas en el sitio y las iniciativas empresariales. Este puesto también brindará apoyo para las actividades administrativas de Recursos Humanos, Instalaciones, Seguridad y Cumplimiento y Servicio al Cliente relacionadas con las operaciones diarias del Centro de Aprendizaje.Tareas y Responsabilidades

• Servir como enlace central, punto de contacto y socio de apoyo administrativo para el liderazgo del sitio.
• Gestionar y coordinar las tareas y comunicaciones generales de la oficina, incluidas las llamadas y consultas entrantes y salientes; manejo de correo y entrega de paquetes; leer y responder correos electrónicos; interactuar y acompañar a clientes, proveedores y visitantes; presentación; material de oficina; etc.
• Coordinar webcasts y videoconferencias para incluir ubicaciones internas y/o remotas.
• Presentar facturas a cuentas por pagar después de obtener la aprobación del gerente responsable.
• Coordine programas y eventos de reconocimiento de empleados, como aniversarios de servicio, pedidos y distribución de flores/obsequios, comidas y gestión de reuniones previas al vuelo.
• Coordinar programas de reconocimiento de cliente/cliente como Master Tech/Master Aviator u otros programas de premios FlightSafety.
• Prepare documentos/memorandos comerciales internos y externos para empleados y socios de la industria. Mantener y utilizar calendarios de Outlook; programar y organizar reuniones y conferencias.
• Reserve arreglos de viaje y administre itinerarios de viaje para el liderazgo del centro según sea necesario
• Coordinar eventos del Centro/sitio y otras funciones asignadas por el Gerente del Centro o la persona designada para ubicaciones dentro y fuera del sitio
• Servir como embajador de comunicaciones locales; tomar notas durante las reuniones y enviar actas de reuniones o elementos de acción y gestionar las necesidades de comunicación local
• Ayudar con la orientación para nuevos empleados, que puede incluir saludar a los nuevos empleados, preparar la sala de conferencias, solicitar tarjetas de identificación, pases de estacionamiento, hardware de TI, tarjetas de presentación y solicitudes de acceso al sistema de soporte.
• Administre el acceso a credenciales, la distribución y recolección de llaves y las reglas de puertas para el centro
• Acceso, entrada y administración de bases de datos, tales como, entre otros; Ayudar a RR.HH. con el proceso de documentación y verificación del I-9; Mantener archivos del personal local; Coordinar la documentación del DOT y completar la entrada de datos para el programa Safety Sensitive Duty; Mantener el portal interno de accidentes y lesiones;
• Ayudar con las actividades de capacitación del Cliente según sea necesario; tales como organizar capacitación externa, coordinar la respuesta a la encuesta del cliente, organizar el transporte del Cliente y otras necesidades y garantizar que se satisfagan las necesidades de soporte de TI.
• Actuar como punto de contacto de coordinación para el equipo de seguridad en todos los informes.
• Todas las demás tareas administrativas asignadas

Educación Mínima

• Se requiere diploma de escuela secundaria o equivalente; Licenciatura en negocios o campo relacionado preferiblemente
• Se prefiere notario público del estado.

Experiencia mínima

• Más de dos (2) años de experiencia relacionada como asistencia administrativa, coordinación de recursos humanos, gestión de eventos, atención al cliente, etc.

Conocimientos, Habilidades, Habilidades

• Conocimiento de principios y procesos para brindar soporte administrativo y excelente servicio al cliente.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Excelentes habilidades interpersonales y de servicio al cliente en un entorno colaborativo, orientado al servicio y basado en equipos.
• Habilidades de gestión de proyectos, incluida una gran atención a los detalles con la capacidad de organizar y coordinar múltiples actividades con diferentes plazos.
• Habilidades de pensamiento crítico y motivación independiente; Utiliza la lógica y el razonamiento para identificar los pros y los contras de soluciones, conclusiones o enfoques alternativos a los problemas.
• Excelentes habilidades de gestión del tiempo con capacidad para priorizar tareas en un entorno acelerado.
• Capacidad para mantener la confidencialidad y trabajar con información confidencial.
• Competente con el paquete Microsoft Office o software relacionado, en particular Outlook, Word, Excel y PowerPoint; MS Access, un plus

Exigencias físicas y ambiente de trabajoCapacidad para trabajar jornadas u horarios prolongados, incluidas horas extras. Capacidad para trabajar en constante estado de alerta y de forma segura. Uso rutinario de las manos para tocar, manipular o sentir/alcanzar las manos y los brazos (incluido escribir, operar instrumentos y usar dispositivos con pantalla táctil); y comunicarse verbalmente y por escrito (normalmente por correo electrónico u otra comunicación escrita). De vez en cuando levante y/o mueva hasta 25 libras. Habilidades de visión que incluyen visión de cerca, visión de lejos, visión de colores, visión periférica, percepción de profundidad y la capacidad de ajustar el enfoque: en cada caso, según se aplica a la visualización de monitores, documentos técnicos, diagramas y materiales de referencia. Mientras realiza las tareas de este trabajo, el empleado puede trabajar cerca de piezas mecánicas en movimiento. El empleado puede trabajar en lugares altos, precarios y en condiciones climáticas exteriores y ocasionalmente está expuesto a condiciones húmedas y/o húmedas, humos o partículas en el aire, químicos tóxicos o cáusticos, código extremo, calor extremo, riesgo de descarga eléctrica, riesgo de radiación. y vibración. El nivel de ruido en el ambiente de trabajo es de bajo a moderado.FlightSafety es un empleador/veterinario/discapacitado que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional o discapacidad.

Expected salary:

Location: Orlando, FL

Job date: Sat, 26 Oct 2024 01:34:45 GMT

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