Executive Assistant for the Office of Mega Project Delivery (Program Coordinator II)

Job title: Executive Assistant for the Office of Mega Project Delivery (Program Coordinator II)

Company: Massachusetts Trial Court

Job description: Resumen de posiciónLos titulares de las posiciones en esta serie monitorean actividades de la unidad asignada; Conferir con el personal de la agencia; mantener el enlace con los demás; revisar y analizar datos sobre actividades de la unidad asignada; preparar informes; responder a las consultas; compilar datos; y realizar trabajos relacionados según sea necesario.El propósito básico de este trabajo es brindar apoyo administrativo al director ejecutivo de la oficina de entrega de megaprojects y su personal superior según sea necesario. Este trabajo incluye, entre otros, programar, revisar, priorizar y responder a correos electrónicos, responder y devolver llamadas telefónicas, organizar documentos, mantener registros, tomar notas en las reuniones, ayudar con eventos y cualquier otra tarea administrativa considerada esencial para la oficina y el departamento. El titular puede ver, escuchar o escribir la correspondencia asociada con información confiable: se recomienda la discreción en esta posición.Mientras que en ciertas circunstancias al titular se le podría permitir teletrabajo ocasional, esta será una posición “en el cargo”.Deberes y responsabilidades

Ayude al director ejecutivo de la oficina de entrega de Megaprojects con la administración de calendarios de citas y reuniones/citas de programación, respondiendo correspondencia (correo electrónico, llamadas telefónicas y cartas), respondiendo a consultas y monitoreando actividades diarias.
Apoye las funciones administrativas, como, entre otros, capacitación, contratación, distribución de materiales e informes, documentación de presentación, grabación y consultas generales.
Coordinar con varias agencias internas, locales, estatales y federales en nombre de la oficina de entrega de megaproyectos e intercambiar información cuando sea necesario.
Componga cartas y revise documentos para la integridad, el contenido y el cumplimiento de los estándares reglamentarios y legales.
Asistir en la preparación de materiales de reunión, como agendas o presentaciones que utilizan productos de Microsoft Office.
Revise, analice y prepare informes sobre actividades asignadas. Estos informes se generarán a través de varios productos de Microsoft Office u otros software/programas Massdot.
Revise las facturas para la integridad y la precisión, y procese los pagos relacionados con las indicaciones.
Asistir con el correo entrante y saliente del director ejecutivo de la oficina ejecutiva de la oficina ejecutiva de Megaprojects para su distribución a las ubicaciones apropiadas.
Registro de minutos para varias reuniones internas.
Brindar instrucciones y apoyo general a los visitantes de la oficina de entrega de Megaprojects.
Asistir al personal superior de otras divisiones de MassDOT y/o a la Oficina del Secretario con tareas relacionadas a solicitud del Director Ejecutivo.
Asistir al personal senior de la oficina de entrega de Megaprojects con tareas relacionadas a pedido del director ejecutivo.

Sobre MassdotLos más de 4.000 empleados del Departamento de Transporte de Massachusetts (MassDOT) se enorgullecen de conectar a los residentes y comunidades de la Commonwealth. MassDOT es responsable de desarrollar, implementar y coordinar políticas y proyectos de transporte para la Commonwealth de Massachusetts y planificar, diseñar, construir y mantener un sistema de transporte estatal seguro que satisfaga efectivamente las necesidades de transporte de la Commonwealth. Se puede encontrar información sobre la cultura y las oportunidades profesionales de MassDOT en Mass.gov/MassDot-Careers.Las divisiones de MassDOT incluyen carretera, registro de vehículos automotores, aeronáutica y ferrocarril y tránsito. La sede (Planificación y Servicios Empresariales) proporciona apoyo comercial y de apoyo administrativo y liderazgo de políticas para cada una de las cuatro (4) divisiones.CalificacionesRequisitos mínimos de entradaEsta solicitud permanecerá abierta hasta que se llene; Sin embargo, se considerará la primera consideración a aquellos solicitantes que se apliquen dentro de los primeros 14 días.Los empleados actuales de MassDOT deben usar su cuenta interna de MassCeers para postularse.Todas las solicitudes de empleo deben enviarse en línea a través de MassCareers para ser considerados.Proporcione un currículum / solicitud actual, preciso y actual para que MassDOT revise para determinar si sus materiales enviados cumplen con los requisitos mínimos de entrada para el puesto.Los solicitantes deben tener al menos (a) tres años de tiempo completo, o experiencia equivalente a tiempo parcial, profesional, administrativo o gerencial en administración de empresas, gestión empresarial o administración pública cuyos principales deberes involucrados, administración de programas, coordinación de programas, planificación de programas y/o análisis de programas, o (b) cualquier combinación equivalente de la experiencia requerida y las sustituciones a continuación.Sustituciones:I. Una licenciatura con una especialización en administración de empresas, gestión empresarial o administración pública puede ser sustituida por un máximo de dos años de experiencia requerida.*II. Un título de posgrado con una especialización en administración de empresas, gestión empresarial o administración pública puede ser sustituido por la experiencia requerida.*Iii. Un título de licenciatura o superior con una especialidad que no sea en administración de empresas, administración de empresas o administración pública puede ser sustituido por un máximo de un año de la experiencia requerida.**La educación hacia tal grado se prorará sobre la base de la proporción de los requisitos realmente completados.

Para preguntas sobre la publicación de trabajo, envíe un correo electrónico al equipo de adquisición de talentos de MassDOT a talentacquisition@dot.state.ma.us.
Para preguntas generales sobre MassDOT, llame al Centro de Servicio de Recursos Humanos al 857‐368‐4722.
Para una adaptación razonable relacionada con la discapacidad o un método de aplicación alternativa, llame al Coordinador de ADA, Lucy Bayard, al 857-274-1935.

Beneficios integralesCuando se embarca en una carrera con la Commonwealth, se le ofrece un conjunto sobresaliente de beneficios para empleados que se suma al valor general de su paquete de compensación. Nos enorgullece proporcionar una experiencia laboral que lo apoye a usted, a sus seres queridos y a su futuro.¿Quieres los detalles?Un empleador de igualdad de oportunidades / acción afirmativa. Se recomienda encarecidamente a las mujeres, las minorías, los veteranos y las personas con discapacidades a aplicar.La Commonwealth es un empleador de igualdad de oportunidades y no discrimina sobre la base de la raza, la religión, el color, el sexo, la identidad o expresión de género, la orientación sexual, la edad, la discapacidad, el origen nacional, el estado de veteranos o cualquier otra base cubierta por la ley apropiada. La investigación sugiere que las mujeres calificadas, las negras, los indígenas y las personas de color (BIPOC) pueden auto-seleccionarse por oportunidades si no cumplen con el 100% de los requisitos de trabajo. Alentamos a las personas que creen que tienen las habilidades necesarias para prosperar para solicitar este papel.

Expected salary:

Location: Boston, MA

Job date: Sun, 02 Mar 2025 08:50:47 GMT

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